Vnútropodnikový Systém Oznamovania

Vnútropodnikový systém oznamovania (VSO) prevádzkuje Skupina FAGOR EDERLAN GROUP na prijímanie a správu informácií týkajúcich sa možných nezrovnalostí, ktorý oznamovateľom zaručuje ochranu pred odvetou za predpokladu, že komunikácia spadá pod stanovený právny rámec.

Smernica o oznamovaní (európska smernica č. 1937/2019) je ako referenčný štandard, ktorý do španielskej legislatívy prenáša zákon 2/2023 usmerňujúci ochranu osôb, ktoré nahlasujú porušovania nariadení a bojujú proti úplatkárstvu. (https://www.boe.es/eli/es/l/2023/02/20/2/con).

Akákoľvek osoba prináležiaca k našej organizácii, či už pracovne alebo profesionálne, nás môže prostredníctvom vnútropodnikových kanálov informovať o priestupkoch v rámci vecného rozsahu platných nariadení (porušovania práva Európskej únie a, v prípade španielskych spoločností, trestných činov a závažných alebo veľmi závažných správnych deliktov), ako aj porušení nášho Etického kódexu. Toto všetko spolu s úplným zaistením bezpečnosti a dôvernosti a bez možnosti utrpenia akejkoľvek odvety za predpokladu, že daná osoba konala v dobrej viere.

Aktuálny rozsah IWS Skupiny FAGOR EDERLAN GROUP zahŕňa nasledovné spoločnosti Skupiny:

• FAGOR EDERLAN SCOOP
• EDERTEK SCOOP
• FAGOR EDERLAN SLOVENSKO

Ostatné spoločnosti Skupiny zachovávajú etické kanály zavedené na tento účel prostredníctvom nášho firemného systému dodržiavania predpisov.

IWS zahŕňa tieto prvky:

• Politika, základné princípy vnútropodnikového systému oznamovania.
• Konkrétna nezávislá osoba, ktorá zodpovedá za tento systém, zákonne ustanovená osoba Správnou radou ako poverená zodpovedná fyzická osoba na prijímanie a spracúvanie informácií.
• Vnútropodnikové kanály na prijímanie oznamov,navrhnuté a povolené tak, aby vyhovovali právnym požiadavkám súvisiacim s bezpečnosťou a utajením.
• Záväzný postup správy oznámení,ktorý zaručuje požiadavky na ochranu, utajenie, objektívnosť a efektívnosť v rámci procesu prijímania, spracúvania a riešenia prijatých oznámení.
• a platforma IT ktorá umožňuje nahlásené prípady následne spracúvať v rámci vnútropodnikového riadenia. Toto vykonávame zabezpečeným spôsobom s prístupom k údajom, ktoré sú obmedzené výlučne na osoby, ktoré sú na to zákonom oprávnené, privátnou webovou oblasťou na monitorovanie a obojstrannú výmenu informácií a zdokumentovaním prípadu s oznamovateľom.

Oznamovateľ bude po vstupe do našej platformy vnútropodnikového kanála presmerovaný na domovskú stránku, kde bude upozornený/upozornená na všeobecné aspekty kanála a kde si môže prečítať podrobné informácie o našich zásadách ochrany osobných údajov týkajúcich sa oznamovateľov a tých, ktorých sa to týka.

Na tejto stránke je možný prístup k tlačivu, v ktorom môže oznamovateľ uviesť podrobnosti o svojich informáciách, v písomnej forme alebo ako zabezpečenú zvukovú nahrávku podľa želania, priložením dodatočnej dokumentácie. Na ochranu identity oznamovateľa uplatňujeme technické opatrenia tým, že odstraňujeme medaúdaje zo súborov, skresľujeme hlas a vždy kódujeme akúkoľvek výmenu informácií.

Oznamovateľ môže informácie nahlásiť anonymne alebo tak, že sa sám/sama identifikuje. Všetky osobné údaje sa budú používať výslovne na zamýšľaný účel, ktorý je možné vyhľadať si v zásadách ochrany osobných údajov bez toho, aby bola niekedy zverejnená identita oznamovateľa buď osobe, alebo tretím stranám, ktorých sa dané nahlásené skutočnosti týkajú.

Táto forma umožňuje žiadať o stretnutie so zodpovednou osobou s cieľom prezentovať alebo osobne rozširovať informácie. Toto stretnutie bude dohodnuté maximálne do 7 dní od podania žiadosti prostredníctvom privátnej webovej monitorovacej oblasti, čo je nižšie objasnené.

Celá verbálna komunikácia musí byť zdokumentovaná s obsahom oznamovateľa a zaznamenaná v zabezpečenom, trvalom a prístupnom formáte alebo prostredníctvom úplného a presného opisu oznámenia. Oznamovateľ musí bez ujmy svojich práv podľa nariadení týkajúcich sa ochrany osobných údajov vždy, keď je to možné, dostať možnosť skontrolovať, odstrániť a potvrdiť opis pohovoru priložením svojho podpisu.

Po vyplnení tohto formulára oznamovateľovi potvrdíme registráciu jeho/jej oznámenia a poskytneme heslo na prístup do monitorovacej oblasti, kde môže sledovať priebeh spracúvania svojho prípadu a ľahko, bezpečne a dôverne vymieňať informácie a dokumentáciu s osobou, ktorá s nimi manipuluje. Toto heslo sa musí bezpečne uchovať, pretože z dôvodov utajenia sa nedá obnoviť a v prípade jeho straty alebo zabudnutia nám bude potrebné znova poslať všetky informácie.

Oznamovateľ môže byť prostredníctvom monitorovacej oblasti požiadaný o poskytnutie dodatočných informácií počas manipulácie s daným prípadom, preto sa odporúča pravidelne k nim pristupovať na ich kontrolu. Keď oznamovateľ dostane prístupové kódy k privátnej monitorovacej oblasti, bude mať možnosť poskytnúť e-mailovú adresu, ktorej účelom je priamo mu/jej oznamovať existenciu nových informácií.

Osoba, ktorá zodpovedá za IWS, bude analyzovať prijaté informácie na určenie toho, či sa môžu alebo nemôžu spracovať a oznamovateľovi odošle oznámenie, či jeho/jej oznámenie bolo prijaté na spracovanie.

Ak je oznámenie prijaté na spracovanie, zaháji sa vnútropodnikové vyšetrovanie a oznamovateľ dostane oznámenie o konečnom rozhodnutí maximálne do 3 mesiacov (s možnosťou predĺženia na 6 mesiacov pre zložité prípady).

Externý kanál úradu na ochranu nezávislých oznamovateľov:

Hoci sa potenciálne porušenia uprednostňuje nahlasovať prostredníctvom vnútropodnikového kanála, nahlásené nezrovnalosti spadajú do pôsobnosti článku 2 zákona č. 2/2023, t. j. týkajúceho sa potenciálnych trestných činov a závažných alebo veľmi závažných správnych deliktov alebo porušení zákonov Európskej únie, ktoré sa môžu nahlásiť prostredníctvom externého kanála príslušného úradu na ochranu nezávislých oznamovateľov priamo aj po ich nahlásení prostredníctvom nášho vnútropodnikového kanála.