Sistema Interno de Denúncia

O Sistema Interno de Denúncias (IWS) é o sistema implementado pelo GRUPO FAGOR EDERLAN para receber e gerenciar informações sobre possíveis irregularidades, garantindo proteção aos denunciantes contra represálias, desde que a comunicação se enquadre no quadro legal estabelecido.

O padrão de referência é a Diretiva de Denúncia (Diretiva Europeia 1937/2019) cuja transposição para a legislação espanhola é a Lei 2/2023 que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações regulamentares e o combate à corrupção. (https://www.boe.es/eli/es/l/2023/02/20/2/con).

Através dos canais internos disponibilizados, qualquer pessoa relacionada com a nossa organização, seja relacionada com o trabalho ou profissionalmente, pode informar-nos sobre infrações no âmbito material da regulamentação aplicável (infrações ao direito da União Europeia e, no caso das empresas espanholas, infrações penais e infrações graves ou muito graves), bem como infrações ao nosso código de ética. Tudo isso com total garantia de segurança e confidencialidade e sem possibilidade de sofrer quaisquer represálias, desde que a pessoa tenha agido de boa fé.

O escopo atual do IWS do GRUPO FAGOR EDERLAN inclui as seguintes empresas do grupo:

• FAGOR EDERLAN SCOOP
• EDERTEK SCOOP
• FAGOR EDERLAN SLOVENSKO

O restante das empresas do Grupo mantêm os canais éticos estabelecidos para esse propósito com o nosso sistema de compliance corporativo.

O IWS compreende os seguintes elementos:

• Políticae princípios fundamentais do Sistema Interno de Denúncia.
• Responsável específico e independente pelo sistema, legalmente nomeado pelo Conselho Diretor, tendo sido designada pessoa singular responsável pela recepção e tratamento da informação.
• Canais internos de recepção de comunicações, concebidos e habilitados para cumprir os requisitos legais relativos à segurança e confidencialidade.
• Um procedimento vinculativo de gestão das comunicações, que garanta os requisitos de proteção, confidencialidade, objetividade e eficiência em todo o processo de recepção, processamento e resolução das comunicações recebidas.
• e uma plataforma de IT que permita tanto a denúncia de casos como a gestão interna do seu posterior tratamento. Fazemos isso de forma segura, com acesso aos dados restrito exclusivamente aos legalmente autorizados a fazê-lo, com área web privada para monitoramento e troca bidirecional de informações e documentação sobre o caso com o denunciante.

Ao entrar na nossa plataforma interna do canal, o denunciante será levado a uma página inicial onde será lembrado dos aspectos gerais do canal e onde poderá ler informações detalhadas sobre nossas políticas de privacidade em relação aos denunciantes e aos afetados.

A partir daqui é possível acessar o formulário que permite ao denunciante fornecer detalhes sobre suas informações, seja por escrito, como gravação de áudio segura ou, se desejar, anexando documentação adicional. Aplicamos medidas técnicas para proteger a identidade do denunciante, removendo metadados dos arquivos, distorcendo a voz e sempre criptografando qualquer troca de informações.

O denunciante pode relatar informações anonimamente ou se identificando.. Todos os dados pessoais serão utilizados exclusivamente para os fins previstos que podem ser consultados na política de privacidade e serão tratados por pessoal autorizado, sem nunca revelar a identidade do denunciante quer à pessoa a quem se referem os fatos relatados na comunicação, quer a terceiros.

O formulário oferece a opção de solicitar uma consulta com o responsável para apresentar ou ampliar as informações pessoalmente. Esta consulta será agendada no prazo máximo de 7 dias a partir da solicitação através da área privada de monitoramento web que é explicada a seguir.

Todas as comunicações verbais realizadas deverão ser documentadas, com o consentimento do denunciante, registrando-as em formato seguro, duradouro e acessível ou por meio de transcrição completa e precisa da comunicação. Sem prejuízo dos seus direitos ao abrigo dos regulamentos de proteção de dados, o denunciante terá, sempre que possível, a oportunidade de verificar, retificar e validar a transcrição da conversa, assinando-a.

Após o preenchimento do formulário, confirmaremos o registo da sua comunicação, facultando-lhes uma palavra-passe de acesso à área de monitorização,onde poderão acompanhar a evolução do seu caso e trocar informações e documentação de forma fácil, segura e confidencial com quem o trata. É fundamental manter esta palavra-passe segura, pois, por questões de confidencialidade, não é possível recuperá-la e em caso de perda ou esquecimento, toda a informação deverá ser novamente enviada.

Durante o tratamento do caso, poderão ser solicitadas ao denunciante informações adicionais através desta área de monitorização, pelo que é aconselhável acessá-la periodicamente para verificar o seu estado. Ao serem fornecidos ao denunciante os códigos de acesso à área privada de monitorização, será oferecida a opção de fornecer um endereço de correio eletrônico, cujo único objetivo é notificá-lo diretamente da existência de novas informações.

O responsável pelo IWS analisará a informação recebida para determinar se é ou não possível tratá-la, enviando ao denunciante notificação sobre se a sua comunicação foi aceita ou não para processamento.

Se a comunicação for aceita para processamento, será iniciada a investigação interna e num prazo máximo de 3 meses (prorrogável até 6 meses para casos complexos) o denunciante será notificado da decisão final.

Canal externo da Autoridade Independente de Proteção a Denunciantes:

Embora seja preferível comunicar potenciais infrações através do canal interno, caso a irregularidade comunicada se enquadre no âmbito do artigo 2.º da Lei 2/2023, ou seja, relativa a potenciais infrações penais e infrações graves ou muito graves ou violações do direito da UE, esta pode ser denunciada através do canal externo da Autoridade Independente de Proteção de Denunciantes competente, tanto diretamente como após ter sido denunciado através do nosso canal interno.